Utilizado amplamente por empresas de diferentes segmentos para automatizar processos de negócio, o sistema de gestão baseado em workflow chega também ao universo jurídico. No escritório Rücker Curi Advocacia e Consultoria Jurídica, a implementação desta solução possibilita otimizar rotinas, fluxos e procedimentos, aumentando em pelo menos 30% a produtividade no dia a dia do escritório.
“Identificamos aumento de qualidade no cumprimento de cada ato processual ou extrajudicial e gestão do aumento de receitas, com atuação direta dos próprios advogados, e não apenas da diretoria do escritório. Mais importante que redução de custos é que há redução do risco, e é isso que o workflow proporciona. Conseguimos identificar avanço na gestão de informação, maior produtividade e, principalmente, qualidade na prestação de serviço”, explica Izabela Rücker Curi, advogada e sócia fundadora do escritório.
Ainda de acordo com Izabela, a gestão baseada em workflow não diminui apenas os atropelos no processo operacional, mas também gera um aprofundamento nos métodos de organização da estrutura do escritório e permite aos gestores assumir uma posição mais ativa no monitoramento da operação, propondo melhorias contínuas. “Nosso escritório trabalha com o conceito de inovação aberta. Na equipe, além dos advogados e da equipe de TI, atuam profissionais interdisciplinares como programadores, especialista em Business Intelligence e economista”.
Mas a advogada faz um alerta: “Para dar certo, é muito importante o envolvimento das equipes no momento inicial, de desenho dos fluxos. Não apenas dos gestores, mas todos os envolvidos no processo operacional, principalmente os usuários finais, que são os que executam as tarefas”. Além disso, ela lembra que é importante respeitar o tempo de maturação. “Foram meses de preparação e validações antes de iniciarmos a implementação”, afirma.
Workflow em escritórios de advocacia: principais vantagens
A seguir, Izabela Rücker Curi lista as principais vantagens identificadas no escritório com a implantação do workflow.
- Definir os responsáveis por cada etapa do fluxo.
- Criar equipes específicas com base nas necessidades de cada cliente.
- Garantir o cumprimento da tarefa pelo responsável que poderá ser delimitado por matéria, valores, tribunais, clientes, alçadas, etc.
- Reduzir o risco de alguma etapa não ser cumprida ou de algum direcionamento equivocado.
- Construir regras inteligentes de distribuição de tarefas específicas sem ter que redesenhar todo o fluxo.
- Avaliar o cumprimento dos prazos, as antecipações, o volume de audiências, controle de reanotações de prazos e os respectivos motivos.
- Identificar em quais etapas processuais e em quais regiões do país as medidas judiciais estão atravancadas.
- Acabar com as atividades repetitivas e padrão dos advogados que elaboram peças processuais, pareceres e definem estratégias.
- Garantir que o passo a passo seja seguido, mesmo e principalmente no home office.
Izabela Rücker Curi é advogada e sócia fundadora do escritório Rücker Curi Advocacia, board member pelo Instituto Brasileiro de Governança Corporativa IBGC-São Paulo, mediadora ad hoc e consultora da Global Chambers na região Sul. Fundadora da Smart Law, uma startup focada em soluções jurídicas que mesclem inteligência humana e artificial. É mestre em Direito pela PUC-SP e negociadora especializada pela Harvard Law School. Está entre os advogados mais admirados do Brasil, conforme ranking da revista Análise Advocacia 500. Há 25 anos atua como advogada para corporações, é pesquisadora em blockchain e reconhecida pelas práticas de conformidade às normas de proteção de dados.